En otydligt definierad kravprofil kan vara början på en utdragen och felriktad rekryteringsprocess. Det finns också andra skäl till att kravprofilen kan bli till en fallgrop man lätt trillar i. Inte så sällan nöjer man sig med en ”gammal” positionsbeskrivning eller jobbannons som utgångspunkt för kravprofilen. Tidsbrist, avsaknad av reflektion, viss osäkerhet kring hur förändringar både internt och i omvärlden påverkar behovet och flera andra orsaker kan ligga bakom. Vårt råd, till våra kunder, brukar alltid vara att lägga mer tid på grundarbetet. Samla de stakeholders som är viktiga, våga ifrågasätta gamla antaganden och föreställningar. Och glöm inte att mångfald berikar.
I bästa fall; ifrågasätt allt utom ifrågasättandet.
Varje enskild punkt i en kravprofil kan och bör utmanas. Varför läser vi så ofta i en annons att man skall ha t. ex 5 års erfarenhet av något. Vem har bestämt detta? Kan det möjligen räcka med fyra, eller t om tre års erfarenhet. Om personen i fråga har rätt förutsättningar (inlärningsförmåga, problemlösningsförmåga, social förmåga etc.) är knappast ett visst förutbestämt antal år avgörande för att göra ett bra jobb i en ny kontext. Att bryta ner varje enskild punkt i en kravprofil gör att man får bättre förutsättningar att bygga upp den igen utan att ha kvar allt för mycket av det som ofta är ett arv från förr.
Jag satt en gång i ett möte med kund, i ett så kallat uppstartsmöte, där vi tillsammans skulle starta en ny rekrytering. Vid ett tillfälle frågade jag de två närvarande cheferna om de var överens om det som vi just sagt. Dom nickade båda instämmande och sa att dom var ense. Då föreslog jag att den ene av de två skulle lämna rummet och jag skulle ställa några konkreta frågor till den chef som var kvar. Därefter skulle vi släppa in den andre chefen som då skulle få samma frågor att besvara. Genast började de båda skruva på sig.
Mitt syfte var naturligtvis att påvisa att det inte var så självklart att dom faktiskt hade samma bild av rekryteringen och de krav som borde ställas. Jag var övertygad om att dom inte var så ense som dom ville framstå. Ingen lämnade rummet, men jag berättade vilket syfte jag hade med förslaget och vi började sedan bryta ner alla krav mer noga och byggde tillsammans upp en riktigt bra, och ny, kravprofil.
Vid ett annat tillfälle drog jag det hela ett steg längre. Jag ifrågasatte själva syftet med hela rekryteringen. Något som kan låta lite märkligt när jag representerar ett företag som jobbar bara med rekrytering. I uppstartsmötet med kund framkom allt mer tydligt att man hade väldigt olika syn på vad personen som rekryterades i själva verket skulle göra. Det var vid tillfället tre chefer med i diskussionen och dom hade alla rätt så olika syn både på vad som skulle göras och varför. Till slut ifrågasatte jag anledningen till att dom överhuvudtaget skulle rekrytera denna person. Det dom beskrev stämde inte riktigt med deras kärnverksamhet och affärsfokus. Jag föreslog därför att dom skulle ta detta ett varv till i ledningsgruppen och vi skulle sedan höras igen. Utfallet blev att dom gjorde ingen rekrytering. Budskapet till mig blev att dom aldrig varit med om något liknande. Jag åkte ju dit bara för att starta en rekrytering men ifrågasatte istället varför den ens skulle genomföras.
Med lite perspektiv på detta så kan man såklart säga att första steget innan en kravprofil görs är naturligtvis alltid att utreda ordentligt om rekryteringen skall göras. När väl detta är gjort så börjar det viktiga jobbet med att bygga en ny, tydlig och väl förankrad kravprofil. Och det är just i detta arbete som det är så lätt att trilla i den fallgrop som vi själva fallit i många gånger. Vi tar saker för givet, vi varken utmanar eller ifrågasätter. Vi tar genvägar för att komma framåt i rekryteringen.
Med detta, en uppmaning till er alla som ansvarar för en rekrytering på ett eller annat sätt;
Gör grundjobbet ordentligt. Investera mer tid än vanligt nästa gång ni skall upprätta en kravprofil. Det är nämligen här vi hittar fallgrop nummer ett i en rekryteringsprocess.
Tom Bergqvist
VD, Moveup Consulting AB
